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Zonerisk est une solution intégrée conçue pour appuyer le chargé de projets dans ses activités courantes lors de la réalisation d’un projet.  Que ce soit pour effectuer la gestion de ses risques et enjeux ou pour communiquer le suivi du projet, Zonerisk offre l’environnement de travail idéal.  En plus d’appuyer le chargé de projets, l’outil permet d’informer en temps réel les dirigeants de l’organisation afin de faciliter la prise de décisions.

 

Les défis de la gestion de projet

À partir des années 1950, la gestion de la qualité apparaît comme étant une solution de choix pour les entreprises qui cherchent à accroître leur rendement.  Appuyée par de grands théoriciens tels que Juran et Deming, la gestion de la qualité vise la mise en place d’une approche d’amélioration continue.  Autrefois les dirigeants d’entreprises ne misaient que sur la diminution de leurs coûts d’opérations pour augmenter leur marge bénéficiaire.

Cependant, les grandes entreprises sont aujourd’hui confronter à l’émergence de la concurrence, issue des pays en voie de développement.  Ceux-ci offrent des produits similaires, tout en maintenant des coûts de production incomparablement bas.  Face à cette nouvelle réalité, les entreprises doivent se démarquer par l’innovation.  Pour conserver leur part de marché, les produits et services doivent s’imposer par leurs valeurs ajoutées.  Loin du processus répétitif et stable que sont les opérations, l’innovation se traduit par la réalisation de projets évolutifs.  Chaque projet est exécuté dans le cadre d’un effort de courte durée dans le but de créer un produit ou un service unique, tout en tenant compte des contraintes de budgets ou de délais fixés d’avance.

La gestion de projet doit être une approche structurée permettant au chargé de projets de conserver l’équilibre entre les priorités de son projet que sont les coûts, le temps et le contenu.  L’outil Zonerisk maintient cette information à tous les niveaux de votre découpage de projets (portefeuille/programme/projet) et la rend disponible sous forme de rapports et graphiques prêts à faire circuler.

 

Le rôle et les responsabilités du chargé de projets

Le chargé de projets est la personne responsable de mener à terme le projet et d’en assurer le bon déroulement.  Ce rôle requiert un bon mélange de compétences en gestion de projet, de capacités relationnelles ainsi que de connaissances techniques des domaines d’intérêt particuliers.  Fait marquant, plus de 80% du temps du chargé de projets est consacré à la communication.

L’impact du chargé de projets est majeur pour la réussite du projet. Plusieurs des facteurs de succès du projet sont directement liés à sa capacité à:

  • Exprimer clairement les objectifs aux membres de l’équipe de projet
  • Assurer l’équilibre entre les coûts, les délais et le contenu
  • Informer régulièrement les parties prenantes pour favoriser la prise de décisions
  • Effectuer un suivi sur l’avancement des activités du projet
  • Surveiller et contrôler les points en suspens et les risques du projet

Pour améliorer ses chances de succès, le chargé de projets doit compter sur l’appui de son organisation.  En plus de lui assigner une équipe de projet compétente et le niveau d’autorité requis, l’organisation doit lui donner les outils qui lui permettent de travailler efficacement.  L’outil Zonerisk a été conçu de façon à supporter le chargé de projets tout au long de la réalisation de son projet, en lui donnant les moyens d’optimiser l’information du projet.

 

Le suivi et contrôle de projet

Plus précisément, Zonerisk se concentre sur les activités de suivi et de contrôle du projet et supporte le chargé de projets depuis le démarrage jusqu’à la clôture du projet.  Le Project Management Institute a identifié “le suivi et la maîtrise de projet” comme l’un des cinq principaux groupes de processus en gestion de projet.  Ce groupe comprend les processus permettant de suivre, de revoir et d’évaluer l’avancement et la performance du projet.  L’objectif-clé de ce groupe de processus est d’assurer que la performance soit observée et régulièrement mesurée pour identifier les écarts en regard du plan de gestion de projet.

Zonerisk vient supporter le chargé de projets dans la gestion des éléments pouvant influencer la réussite du projet.  Les premières données inscrites proviennent, dès leur identification, des principaux risques et se poursuivent tout au long de la durée de vie du projet.  En plus de la gestion des risques, Zonerisk facilite le suivi des enjeux nécessitant une intervention.  Finalement, l’outil met en place les bases pour effectuer le rendre compte de la performance du projet.

 

Les bénéfices d’une solution intégrée

Zonerisk est une solution intégrée en gestion de projet dont l’objectif principal est d’alléger la tâche du chargé de projets dans ses activités de suivi et contrôle de projet.  Zonerisk ne prétend pas pouvoir remplacer les outils bien connus en planification et suivi des activités de projet tels que Microsoft Project et Oracle Primavera, mais vient plutôt compléter leur offre de service.  Zonerisk vise l’intégration complète des principales caractéristiques suivantes:

  • Gestion des risques et opportunités
  • Gestion des enjeux et problèmes
  • Gestion des leçons apprises
  • Gestion de la performance
  • Gestion des demandes de changement

Pour assurer le bon déroulement de son projet, le chargé de projets doit bien gérer tous les facteurs pouvant nuire à sa réussite.  L’importance d’être à l’affût de la progression des risques et des points en suspens est essentielle.  Plus vite ces obstacles sont éliminés, moins sont les chances de perturbations pour le projet.  En plus d’encadrer l’organisation dans la réalisation de ses projets, Zonerisk ajoutent deux éléments-clés

  • Contribution des parties prenantes.  Chaque activité inscrite à l’outil est associée son responsable.  Cette personne a le devoir de mettre à jour ses activités de sorte à ce que l’équipe du projet soit informée
  • Vue globale.  L’outil a été pensé de manière à permettre à l’organisation d’imposer sa structure de projets.  Plus spécifiquement, l’organisation peut gérer ses projets en les regroupant en programmes et en portefeuilles.